Penampilan dan Etika Sekretaris yang Baik

 

 

 

Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

 

 

 

 

 

 

Bagaimana Etika Sekretaris yang Baik ?

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

 

6. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

 

Cara Minum :

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama.Hal ini dipertegas oleh pemyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lehih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan.

Sedangkan definisi manajemen perkantoran (Gie, 2000) menurut beberapa ahli antara lain adalah:

1. WH Evans (1963): fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi;

2. Arthur Grager (1958): fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi;

3. William Leffingwell dan Edwin Robinson (1950): cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan;

4. George Terry (1966): perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun Institute of Administrative Management (Anonymous, 2002) pada pertengahan tahun 1990-an mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu merencanakan maupun mengomunikasikannya guna mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu :
 
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. 

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah.

2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.

B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.


E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain- lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada.

Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.

Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan.